01D’où vient une facture
D’un contrat signé, jamais d’un contrat envoyé ou refusé. Un contrat saisonnier se facture tout seul, par ses versements : chacun est dû le 1er du mois, à partir du mois où la saison ouvre ; ceux dont la date est déjà passée sont facturés à la seconde où le client signe, les autres le jour venu. Un contrat par passage ou à l’heure se facture par le bouton « Facturer les passages » : une facture par contrat, pour ses passages clos pas encore facturés. Un passage fait sous un contrat saisonnier ne se facture jamais à la pièce : c’est le principe du saisonnier. Un client archivé ne se facture plus — ni versement, ni passage — tant qu’il n’est pas restauré ; ses factures déjà émises restent dues.
02Une facture émise ne change plus
Les taux, les noms de taxes et vos numéros d’inscription sont figés sur la facture à l’émission. Pour la corriger, émettez une note de crédit : un document numéroté à part, aux taxes de la facture d’origine.
03Encaisser
« Envoyer » fait partir la facture par courriel au contact principal, jamais par texto ; une facture déjà partie porte « Renvoyer », qui demande confirmation en nommant la date. Une réponse du client revient dans votre boîte, pas chez Poudra. Chaque paiement est un reçu numéroté. Si vous activez les paiements en ligne, votre client paie sans quitter sa page de facture, par carte, Apple Pay ou Google Pay — rien d’autre, pas de crédit à la consommation ; le formulaire est celui de Stripe, et la carte ne passe jamais par Poudra ; l’argent arrive directement sur votre compte, sans commission de Poudra.
04Annuler un paiement saisi par erreur
Un chèque sans provision, un montant tapé sur la mauvaise facture : sur une facture qui a reçu un paiement, « Paiements » liste chaque reçu, et « Annuler » demande un motif. Le solde de la facture remonte, « payée » redevient « émise » ou « en retard », et la ligne reste, barrée, avec sa date et son motif : le reçu peut se réimprimer, il dit en rouge qu’il est annulé. Le tableau de bord, le rapport de taxes et l’export comptable ne le comptent plus ; le client ne le voit plus dans sa page de facture. Un paiement fait en ligne ne s’annule pas ici : l’argent est chez Stripe, il se rembourse depuis votre tableau de bord Stripe. Seul le propriétaire annule.
05Relances
Une facture en retard est rappelée à trois, dix et vingt et un jours, à neuf heures de votre fuseau, puis Poudra se tait.
06Vos données vous appartiennent
La page d’abonnement permet de télécharger toutes vos données en fichiers CSV, à tout moment — même si votre accès est fermé. Le bouton apparaît dès qu’il y a quelque chose à emporter : un compte tout juste créé ne l’affiche pas encore.
07Le rapport de taxes
Dans Rapports, l’onglet Taxes (propriétaire seulement) prépare votre déclaration de TPS/TVH et de TVQ. Il se lit sur la base d’exercice : une facture compte dans la période de sa date d’émission, qu’elle soit payée ou non. La période par défaut est le trimestre civil en cours ; vous pouvez aussi choisir un mois, une année ou deux dates. Le tableau montre une ligne par taxe et par taux — la TPS et la TVQ restent séparées, jamais fusionnées — avec le numéro d’inscription figé sur les documents, les ventes hors taxes, la taxe perçue, les notes de crédit et le net. Une note de crédit compte dans la période de la note, en négatif : un trimestre déjà déclaré ne bouge pas. « Dont encaissé » est indicatif : la part des paiements reçus dans la période, pour votre trésorerie, pas pour la déclaration. Le rapport se télécharge en CSV et en PDF. C’est un rapport d’aide à la déclaration : faites-le valider par votre comptable.
08L’export comptable
Sous le rapport de taxes, deux fichiers d’import pour votre logiciel comptable, sur la même période : un CSV pour QuickBooks Online et la plupart des logiciels canadiens, un IIF pour QuickBooks Desktop. Ils contiennent vos factures et leurs lignes, une ligne par taxe, vos notes de crédit et vos paiements. La somme des lignes de chaque document égale son total, au cent ; si la ventilation créait un écart, une ligne « Ajustement d’arrondi » le porte explicitement plutôt que de le cacher. Les noms des comptes écrits dans le fichier — ventes, TPS/TVH, TVQ, comptes clients, dépôt — se règlent dans Paramètres › Comptabilité, tels que votre logiciel les connaît. Faites importer un premier fichier par votre comptable avant de vous y fier. Il n’y a pas de connexion automatique à QuickBooks : ce sont des fichiers, que vous importez quand vous voulez.