01Rédiger
Un contrat, c’est un terrain, un mode de facturation (saisonnier, par passage, horaire ou au tonnage), un montant avant taxes, le nombre de versements et la liste des services inclus — un par ligne : déneigement de l’entrée, épandage de fondant, dégagement des trottoirs. Cette liste est imprimée sur le PDF que le client signe.
02Envoyer
Le contrat part par courriel au contact principal, jamais par texto : un contrat se lit avant de se signer. Un contrat déjà parti porte « Renvoyer », qui demande confirmation en nommant la date du premier envoi. Un contrat parti chez le client ne se modifie plus : ce qu’il a lu doit rester ce qui est écrit. Deux rappels partent tout seuls, trois et sept jours après l’envoi, par courriel aussi.
03« Non envoyé » : le consentement
Le contrat et la soumission partent au contact principal du client par courriel ; la facture et les avis, par texto ou par courriel — par le canal coché sur sa fiche. Quand vous ajoutez un client, les deux cases se cochent toutes seules dès que vous saisissez son téléphone ou son courriel : c’est votre client, la relation d’affaires suffit pour lui envoyer ce qui concerne son service. Sous chaque case, Poudra écrit d’où vient l’accord et depuis quand (« Relation d’affaires — depuis le 20 oct. 2026 », ou « Accord donné » quand la personne l’a dit elle-même ou l’a coché sur votre formulaire de demande). Décochez si la personne vous a demandé de ne pas être jointe par ce canal. Une case décochée, et l’envoi par ce canal est refusé — le bouton vous le dit, rien n’est modifié. Changer le téléphone ou le courriel redate l’accord : il valait pour l’ancien. Et quelqu’un qui s’est désabonné ou a répondu STOP ne reçoit rien par ce canal, case cochée ou non : la fiche l’affiche en premier.
04Signer ou refuser
Le client signe en tapant son nom et en cochant une case ; c’est une signature électronique simple, et le PDF le dit. Il peut aussi refuser, avec un motif. À la signature, ce qu’il a lu est figé : le PDF du contrat signé se rend de ce cliché, pas de la fiche d’aujourd’hui.
05Ce que le PDF signé prouve
Le PDF d’un contrat signé porte ce qui a été fait, pas ce qu’on aimerait avoir : le nom que le client a tapé, la date et l’heure au fuseau de votre entreprise — nommé sur le document, pour qu’on sache dans quel fuseau elle se lit — l’adresse Internet depuis laquelle il a signé, et une empreinte de 64 caractères. L’empreinte est calculée sur les termes qu’il avait à l’écran : si quelqu’un modifiait ces termes plus tard, elle ne correspondrait plus, et c’est vérifiable. Le document dit aussi ce que la signature N’EST PAS : une signature électronique simple, pas une signature notariée. Si l’adresse Internet n’a pas pu être relevée, la ligne dit « adresse non enregistrée » plutôt que d’afficher une valeur qui ne désigne personne.
06Résilier un contrat signé
Le client déménage, l’entente est rompue : sur un contrat signé, « Résilier » demande un motif, puis le contrat passe « résilié ». Rien ne s’efface — la signature, la date et le motif restent sur le contrat — mais plus rien ne se facture : les versements à venir ne partent plus, les passages ne s’additionnent plus. Les factures déjà émises restent dues ; si l’une d’elles doit être réduite, émettez une note de crédit. Seul le propriétaire résilie, et seul un contrat signé se résilie : un contrat envoyé attend la réponse du client, un brouillon se modifie.
07Renouveler en lot
En fin de saison, renouvelez tous les contrats signés d’un coup, avec une augmentation uniforme ou par tranche de prix. L’aperçu montre chaque nouveau prix avant d’écrire quoi que ce soit.